プライバシーポリシー

１．本指針制定の趣旨

ロータリークラブ、ロータリークラブの親睦会など(以下「ロータリークラブ」という。)の組織は、会員を識別し得る情報（以下、「個人情報」といい、個人情報を含むデータベースを構成する個人情報のことを、以下、「個人データ」という。）を適切に保護することが重要であると認識し、個人の尊厳を重んじ、個人情報保護に関する法令および社会秩序を遵守の上、以下のように個人情報保護方針を定める。

２．ロータリークラブが保有する個人データの概要

ロータリークラブが保有する個人情報の概要は下記のとおりである。

ロースター(全国版、地域版、クラブ版等)
各種会議資料に掲載されている連絡先一覧(「地区委員長連絡会議」の資料等)
各クラブで作成している会員名簿(ロースター以外の)
ローターアクト、インターアクト会員名簿
米山奨学生名簿
VTT関係(受入、派遣)名簿
国際青少年交換(受入、派遣)名簿
RYLA参加者名簿
財団奨学生(国際親善、世界平和)名簿
メークアップ、サポーター名簿

３．基本方針

ロータリークラブは、適切に、個人情報の収集、利用、提供、預託を行う。
クラブ会長または幹事は、会員に対して、登載原稿の提出を求めるに際し、開示したくない情報(例えば、生年月日、住所、電話番号、職業、家族構成等)は提出しなくてもよい旨を告げる。このためにロースターの体裁に統一を欠くことになってもやむを得ないものとする。
会員が所有するロースターも、係る取扱いに準じて対処する。
ロータリークラブは、保有する情報のうち、上記２に該当するものは、あらかじめ、同クラブのホームページに使用目的を明示して提出を求める。また、ロータリークラブは、個人情報の使用目的を変更する場合、変更した使用目的をホームページに明示する。
ロータリークラブは、保有する個人情報を適切な管理し、その使用目的を超えて第３者へ開示しない。
ロータリークラブは、個人が退会する場合には、保有する個人情報を廃棄する方法等を明示したうえで、これを破棄する。

４．ロータリークラブの個人情報取扱方法

ロータリークラブは、個人情報の譲渡、貸出をしてはならない。
ロータリークラブは、個人情報が記載された媒体や電磁的記録を、必要以上に複写、複製してはならない。
ロータリークラブは、資料を安易に第３者の目にふれるような場所に放置しないなど、管理に十分注意をはらう。
ロータリークラブは、個人情報の紛失、破壊、改ざん、および漏えい等を防止する対策を行う。
ロータリークラブは、その取り扱う個人情報の紛失、破壊、改ざん、および漏えい等を防止するため、不正アクセス対策、ウイルス対策等の合理的で適切な情報セキュリティ対策を行う。
ロータリークラブは、個人情報保護管理委員会を設置し、個人情報保護にかかわる諸問題に対処する。ロータリークラブの理事は、全員、個人情報保護管理委員会のメンバーとなる。

５．利用目的等

ロータリークラブは、事業上取得した個人情報の利用目的を下記のとおり定め、その範囲内で個人情報を取り扱う。

電話、メール等での諸連絡
ロータリークラブに設置する委員会のメンバーを選出・明示すること

６．第三者への提供

ロータリークラブは、次に掲げる場合を除き、あらかじめお客様の同意を得ないで、個人データの第三者提供を行うことはしない。

会員の同意がある場合
法令に基づき開示・提供を求められた場合
人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、会員の同意を得ることが困難である場合
公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、会員の同意を得ることが困難である場合
国の機関もしくは地方公共団体等が法令の定める事務を遂行することに対して、協力する必要がある場合であって、会員の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

７．個人情報の共同利用

ロータリークラブは、他のクラブと相互に、その保有する個人情報を共同利用することがある。係る個人情報の利用目的は、他のクラブのホームページを確認するものとする。

８．訂正・削除等

会員がロータリークラブに対し、同クラブが保有しているお客様の個人データに関して、会員自身の情報について訂正、追加または削除を希望する場合、ロータリークラブは、当該申出者が本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間および範囲で情報の訂正、追加または削除する。
訂正、追加または削除の申し出は、書面やメールで、下記１０の「開示等の受付方法・窓口」に記載する連絡先に行う。

９．利用停止・消去

ロータリークラブは、会員が同クラブに対し、その保有している会員の個人データに関して、法第１６条の規定に違反して取り扱われているという理由または法第１７条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、会員自身の個人情報の利用停止または消去をご希望される場合であって、その求めに理由があることが判明したときには、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、合理的な範囲で利用停止または消去する。