個人情報の取扱いについて

１：基本方針

ロータリークラブ、ロータリークラブの親睦会など(以下「クラブ等」という。)の組織は、個人情報保護法（以下「法」という。このため、クラブ等は、法に則って、保有する個人情報を管理しなければならない。

「個人情報保護管理委員会を設置し、個人情報保護にかかわる諸問題に対処する」（委員会のメンバーは理事全員）

２：クラブ等が保有する個人情報の概要

ロースター(全国版、地域版、クラブ版等)
各種会議資料に掲載されている連絡先一覧(「地区委員長連絡会議」の資料等)
各クラブで作成している会員名簿(ロースター以外の)
ローターアクト、インターアクト会員名簿
米山奨学生名簿
VTT関係(受入、派遣)
国際青少年交換(受入、派遣)
RYLA参加者
財団奨学生(国際親善、世界平和)
メークアップ、サポーター

３：クラブ等が個人情報を取扱うにあたり

クラブ等は、保有する情報のうち、上記２に該当するものは、使用目的を明示して提出を求める。また、使用目的を変更する場合にはこれをホームページ等に明示する。
クラブ等は、保有する個人情報を適切な管理し、その使用目的を超えて第３者へ開示しない。
クラブ等は、個人が退会する場合には、保有する個人情報を廃棄する方法等を例示する。

４：クラブ等の個人情報取扱方法

１．２記載の情報のうち、印字、製本されたものについては、下記各号に従って取り扱う。

譲渡、貸出は禁止する。
必要数以上の複写、複製はしない。
資料を安易に第3者の目にふれるような場所に放置しないなど、管理に十分注意をはらう。

２. 廃棄する場合は、第3者に渡ることがないよう、原則として焼却またはシュレッダーによる裁断処分とする。

３．新規募集や資料を更新する際には使用目的を明示しておこなう。

４．パソコン等に登録されている情報については次のように取扱う。

情報への不正アクセスを防ぐ方策を検討すること。
インターネットを使用する会員は、他の会員の情報を安易に第3者に転送しないなど、情報の保護、漏洩防止に注意すること。

５．ロースター(クラブ会員名簿)については下記のように取扱うこととする。

クラブ会長または幹事は、会員に対して、登載原稿の提出を求めるに際し、開示したくない情報(例えば、生年月日、住所、電話番号、職業、家族構成等)は提出しなくてもよい旨を告げる。このためにロースターの体裁に統一を欠くことになってもやむを得ないものとする。
会員が所有するロースターについて上記2の取扱いに準じて対処するよう徹底する。