会長は天皇で幹事は総理大臣⁉

ロータリーのクラブ管理運営について
― 会長は天皇で幹事は総理大臣？ ―
ロータリークラブには、会長、会長エレクト、副会長、幹事、会計、S.A.A.など、さまざまな役職があります。
「今年は○○委員長になりました」 「次年度は幹事をお願いします」
そんな会話を、私たちも毎年のようにしています。
でも、ここで一度考えてみたいと思います。
「そもそも、ロータリークラブの役職は、何のためにあるのでしょうか？」
役職は、上下関係をつくるためのものではありません。
ロータリークラブは、会員が対等な立場で奉仕の理念を共有する組織です。その中で、それぞれが役割を分担し、クラブという一つのチームを動かしていくために役職があります。
「会長がクラブを動かす」のではありません。
会長を中心に、理事会、委員会、そして一人ひとりの会員が、それぞれの役割を果たしてクラブを動かしていく。
これがロータリーのクラブ運営です。
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理事会運営の原則
ロータリークラブの管理主体は理事会です。
つまり、会長一人がすべてを決めるのではありません。
理事会でクラブの方向性や重要事項について話し合い、クラブの運営を進めていきます。理事会は少なくとも月1回開催することが期待されています。

理事会はクラブ内において、最高の自主管理権を持っています。総会を最高の議決機関とする一般の常識とは異なり、ロータリーでは理事会がすべての議案に関する先議権を持ち、クラブ事項に関する理事会の決定は最終決定になります。理事会の決定を覆すためには定足数を満たした例会で三分の二以上の賛成を得なければならず、これはほぼ不可能だと言われています。
その理事会を中心となってまとめるのが会長です。会長は通常は理事会において議長を務めます。幹事は執行機関の代表権者として、理事会で決定した事案を会員に伝えると同時にその実行を会員に促す役割を果たします。2022年の規定審議会により、理事会の議事録は30日以内に会員に供覧することが義務付けられています。
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会長の役割
― クラブの「方向」を示す人 ―
会長は、クラブの代表的なリーダーです。「しばしば、象徴としての天皇に例えられます。」と、ロータリーの情報研究会が発行した資料に書いてありました。一般社会では会長を代表権者とみなしますが、ロータリーではRIや他クラブと対処する場合は、会長幹事がともに代表権者となります。

会長には強いリーダーシップが求められ、特権として例会における「会長の時間」が与えられます。この時間は単なる挨拶ではなく、奉仕理念を提唱する貴重な時間です。

「今年は、このクラブをこんなクラブにしたい」
というビジョンを示すことも、会長の大切な役割です。
「みんなが力を発揮できる環境をつくる」。
それが会長のリーダーシップなのです。
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副会長の役割
― 会長を支え、クラブ全体を見る人 ―
では、副会長は何をするのでしょうか？
ロータリーの標準的な考え方では、副会長は、会長が不在の場合にクラブや理事会の議長を務めることが基本的な任務とされています。しかしながら、会長に次ぐナンバー2の職責とは考えられていないのが特徴でもあります。
しかし、副会長の役割を「会長の代わり」とだけ考えるのは、少しもったいないかもしれません。
副会長は、会長を支えながら、
「クラブ全体を一歩引いて見る」
役割を担うことができます。
会長が一つの方向を示すときに、
「この委員会は困っていないだろうか？」 「会員の声はきちんと届いているだろうか？」 「一部の人だけに負担が偏っていないだろうか？」 「この企画に、もっと多くの会員が参加できる方法はないだろうか？」
と考える。
そして、必要なときには会長に率直に意見を伝える。
クラブをより良くするために、ときには違う視点から意見を伝えることも、副会長の大切な役割です。
特に、Japan O.K.ロータリーEクラブのようにオンラインで活動するクラブでは、会員同士の距離感や参加状況を意識しながら、クラブ全体を見渡す役割はとても重要だと思います。
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幹事の役割
― クラブ運営の「司令塔」 ―
そして、会長と並んで重要な役割を担うのが幹事です。「幹事は執行部門の代表権者として、内閣総理大臣に例えられ、実務上の権限と責任を持ちます。」と、やはりロータリーの情報研究会が発行した資料に書いてありました。クラブの取りまとめ役としての幹事の存在は大きく、すべての役職が一年交代であることが原則のロータリーにおいて、しばしば留任することが勧められる役職でもあるそうです。大阪クラブにはなんと、13年間幹事を務めたという記録保持者が要るそうです。

ロータリーの資料では、幹事は会員記録の管理、出席の記録、会合の通知、議事録の作成・保管、RIへの各種報告など、クラブ運営に関わる多くの実務を担うとされています。
つまり幹事は、
「クラブを動かすための情報と実務をつなぐ人」
です。
会長が「クラブの方向」を示す人だとすれば、
幹事はその方向に向かって、
「いつ、誰が、何をするのか」
を具体的に動かしていく人です。
例えば、
「理事会で決まったことを委員会に伝える」 「地区から来た情報をクラブに伝える」 「例会や会合の準備をする」 「必要な報告を行う」 「会員情報を管理する」
こうした一つひとつが、クラブを正常に動かしています。
そして、幹事はクラブ内外の情報が集まる場所でもあります。
だからこそ、
「幹事が忙しいクラブは、活動が活発なクラブ」
とも言えるかもしれません。
もちろん、だからといって幹事一人に仕事を集中させてはいけません。
幹事が情報を集め、会長と相談し、委員会や会員につないでいく。
「自分で全部やる」のではなく、「人と情報をつなぐ」。
それが、現代のクラブ幹事に求められる重要な役割です。

Eクラブだからこそ「クラブ管理」が大切
私たちJapan O.K.ロータリーEクラブは、通常のクラブとは少し違った形で活動しています。
例会はオンラインで行われ、委員会や理事会もオンラインで開催することができます。
これは大きなメリットです。
一方で、オンラインだからこそ、
「何となく参加しなくなってしまう」 「情報が届いているつもりになってしまう」 「会員同士の距離が広がってしまう」
ということも起こり得ます。
だからこそ、Eクラブのクラブ管理では、
情報をきちんと伝えること 参加しやすい仕組みをつくること 会員同士をつなぐこと 一人ひとりの声を拾うこと
が、とても大切になります。
会長がビジョンを示し、副会長がクラブ全体を見渡し、幹事が情報と人をつなぎ、委員長がそれぞれの活動を進める。
そして、会員一人ひとりが「自分もクラブの一員だ」と感じて参加する。
オンラインであっても、クラブの中心にあるのは「人」です。
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クラブ管理の目的は「管理すること」ではありません
「クラブ管理」という言葉からは、書類や報告、会議、出席、会計など、少し事務的なものをイメージするかもしれません。
でも、本当の目的はそこではありません。
クラブ管理の目的は、
「会員がロータリーを楽しみ、仲間とつながり、奉仕活動に参加し、クラブとしてより大きな力を発揮できる環境をつくること」
なのではないでしょうか。
会長が一人で頑張っても、クラブは動きません。
幹事だけが頑張っても、続きません。
副会長だけが考えても、実現しません。
委員長だけが活動しても、広がりません。
一人ひとりが役割を持ち、お互いを支えながら、一つのクラブをつくっていく。
それがロータリーのクラブ管理です。
既に管理の役割を終えた人も、これから会長幹事を務めるであろう方も、一人ひとりがお互い支え合いながら歩んでいけると良いなぁと思います。
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最後に、皆さんに一つ質問です
もしあなたが、明日からクラブを一つだけ良くできるとしたら、
「何を変えてみたいですか？」
会長や幹事だけが考えることではありません。
「もっと参加しやすい活動があったらいい」 「新しい会員がもっと仲間に入りやすくしたい」 「奉仕活動をもっと楽しくしたい」 「オンラインでも、もっと会員同士がつながりたい」
そんな小さな気づきも、クラブ管理の第一歩です。
良いクラブは、役職者だけでつくるものではありません。
会員一人ひとりの「こうしたら、もっと良くなる」という思いからつくられます。
あなたの一言が、クラブを変えるかもしれません。

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